Was ist ein Online Terminbuchungssystem?
Ein Online-Terminbuchungssystem ist eine digitale Anwendung, mit der Unternehmen Ihre Dienstleistungen im Internet für Kunden buchbar machen können.
Die gängigen Systeme sind sog. SaaS (Software as a Service) -Modelle, bei denen keine Installation mittels eines Datenträges wie z.B. CD´s oder USB-Sticks notwendig ist. Die Nutzung solcher Terminsoftware erfolgt über gängige Webbrowser auf unterschiedlichen Geräten wie PC´s, Laptops, Tablets oder Smartphones.
Was sind die Vorteile eines Online-Terminbuchungssystems?
Im Vergleich zu herkömmlichen Buchungsoptionen wie z.B. eine Terminbuchung via Telefon, bietet ein Online-Dienst mehrere Vorteile:
- Die Dienstleistungen sind rund um die Uhr verfügbar
- Mitarbeiter müssen Termine nicht händisch aufnehmen
- Alle relevanten Informationen zum Termin können vorab mitgeschickt werden und müssen nicht langwierig kommuniziert werden.
- Das Absagen der Termine ist mit einem Onlinedienst sehr einfach, wodurch Leerlaufzeiten durch nicht wahrgenommene Termine verhindert werden
- Die Termine können zentral über eine Plattform verwaltet werden
- Integration bestehender Terminkalender wie z.B. Outlook ist problemlos möglich
Worauf muss ich beim Kauf eines Online-Terminbuchungssystems achten?
Das Angebot an Online-Terminbuchungssystemen ist breit gefächert und oft undurchschaubar. Welches System ist für das eigene Unternehmen also geeignet? Es gibt unterschiedlich Kriterien, die bei der Auswahl einer Online-Terminbuchung hilfreich sind:
1. Einfachheit & Funktionalität
Ein Online-Terminbuchungssystem sollte für Kunden und Mitarbeiter einfach zu bedienen sein. Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Abfragen und Variablen einer Dienstleistung werden jedoch zahlreiche Funktionen benötigt, um diese korrekt darzustellen. Viele solcher Fragen tauchen schon beim Einrichten einer Dienstleistung auf der jeweiligen Terminplattform auf.
Einige Beispiele: Welche Arbeitsplätze dürfen welche Termine anlegen, weiterleiten, bearbeiten, absagen? Welche Mitarbeiter sind den Arbeitsplätzen zugeordnet? Zu welcher Uhrzeit und an welchen Tagen sollen die Dienste buchbar sein? Gibt es Ausnahmetage wie z.B. gesetzliche Feiertag?
Es gibt noch viele weitere Variablen, die beim Anlegen eines Terminslots zu beachten sind. Viele Anbieter liefern entweder nicht die nötigen Funktionen für umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten oder verschachteln diese und machen es den Mitarbeitern unnötig kompliziert.
Hier spielt cleverQ seine Stärken aus. Wir vereinen eine umfangreiche Funktionalität und einfache Bedienbarkeit in einem System. Mit Texten, Bildern und Videos wird jede Funktion schnell und einfach erklärt. Tagelange Schulungen entfallen.
3. Faktor Kosten- und Lizenzpolitik
Das wichtigste Kaufkriterium eines Online-Terminbuchungssystems ist natürlich der Kostenfaktor. Viele Unternehmen werben entweder mit kostenlosen Varianten, die jedoch so gut wie keine Funktionalität mitbringen, um ein vernünftiges Online-Terminbuchungssystem aufzusetzen oder bieten auf den ersten Blick günstige Lizenzen an. Diese sind allerdings häufig an einen einzigen Arbeitsplatz, PC oder an eine Person gebunden. Schnell wird klar, dass weitere Lizenzen im Tagesgeschäft notwendig sind und damit folgt dann die Kostenfallen.
cleverQ geht einen ganz anderen Weg. Wir achten auf eine transparente Kostenpolitik und bieten unbegrenzte Lizenzen pro Unternehmen/Standort an, für einen geringen mtl. Betrag.
4. Erweiterungsmöglichkeiten (Module)
Wie gut ist ein Anbieter eines Online-Terminbuchungssystems in seinem Portfolio aufgestellt? Vielen fehlt die Angebotsdiversität außerhalb des Themas Online-Terminbuchung. Im Alltagsgeschäft werden häufig komplementäre Dienste nachgefragt wie z.B. Videoberatung, Aufrufsysteme, Sicherheitsanwendungen in Verbindung mit Vor-Ort Terminen oder Wartezeitmanagement-Lösungen. Es ist daher wichtig darauf zu achten, dass Anbieter diese Erweiterung im Sortiment führen, um bei einem zukünftigen Bedarf nicht ein weiteres System kaufen zu müssen.
cleverQ bietet zahlreiche, nützliche Module als Erweiterung eines Online-Terminbuchungssystems an. Die cleverQ Module finden Sie hier.
5. Supportmöglichkeiten und FAQs
Achten Sie darauf, dass ein Anbieter z.B. auf seiner Webseite offen und transparent Support und Kontaktmöglichkeiten anbietet. Sollten Sie Probleme oder offene Fragen haben und benötigen schnelle Unterstützung, stehen Sie bei nicht kommunikativen Unternehmen schnell allein da oder warten tagelang auf Antwort. Am besten sind direkte Hotline-Telefonnummern.
6. Testmöglichkeiten müssen gegeben sein
Am besten testen Sie unterschiedliche Online-Terminbuchungssysteme vor dem Kauf auf Herz und Nieren. Die meisten Anbieter stellen kostenlose Demo-Accounts zur Verfügung. Nutzen Sie diese, um herauszufinden, ob das jeweilige System Ihren Anforderungen entspricht.
Falls Sie sich für einen cleverQ-Testaccount interessieren, können sie HIER problemlos einen 14-tägigen, kostenlosen Zugang anfordern.
6. Testmöglichkeiten müssen gegeben sein
Am besten testen Sie unterschiedliche Online-Terminbuchungssysteme vor dem Kauf auf Herz und Nieren. Die meisten Anbieter stellen kostenlose Demo-Accounts zur Verfügung. Nutzen Sie diese, um herauszufinden, ob das jeweilige System Ihren Anforderungen entspricht.
Falls Sie sich für einen cleverQ-Testaccount interessieren, können sie HIER problemlos einen 14-tägigen, kostenlosen Zugang anfordern.
7. DSGVO-Anforderungen & Datenschutz
Erfragen Sie bei den Anbietern, wie mit den Daten der Kunden umgegangen wird und ob das System DSGVO-konform ist. Bei der Terminbuchung werden viele persönliche und sensible Daten an Sie weitergeleitet, Sie sind als Unternehmen verpflichtet diese zu schützen. In diesem Zusammenhang bietet es sich an überwiegend deutsche oder europäische Hersteller zu wählen, die Ihre Server in Deutschland betreiben.
Ist ein Online-Terminbuchungssystem ein Muss?
Grundsätzlich ist ein Online-Terminbuchungssystem (noch) kein Muss, allerdings erweitern digitale Systeme eine analoge Terminbuchung um viele nützliche Features. Im Kontext von modernem Service im Wettbewerbsumfeld, gewinnt das Unternehmen, welches die wachsenden Ansprüche der Kunden zielgerichtet bedienen kann.
Durch die Verbreitung von mobilen Endgeräten und steigenden Breitbandverbindungen in privaten Haushalten sowohl in städtischen als auch in ländlichen Gegenden, erwarten Kunden aller Altersgruppen ein digitales Dienstleistungsangebot. Wer das nicht rechtzeitig anbietet, bleibt vor der Konkurrenz zurück.
Sie möchten unser System für die Online-Terminbuchung kennenlernen?
Natürlich würden wir von cleverQ uns freuen, wenn Sie unser Online-Terminbuchungssystem ausprobieren und hoffen, dass wir Ihnen damit das Terminmanagement in Ihrem Unternehmen erleichtern, beschleunigen und insgesamt verbessern. So erreichen Sie uns:
